3E cafe プロジェクトチーム =2030年、CO2‐50%のエコシティに向けて！=

前回の続き。

前回は、「方策４．議決・意思決定は全員参加で行う」の具体的な方法として以下の3点を挙げたところで終わったのでした。
・発言ハードルを下げる
・多数決は出来る限り使わない
・情報共有を徹底する

今回は、その説明からになります。
まず上の二点は、大抵はミーティングの進行役の役割となります。

発言ハードルには大体二種類あって、意見があるけれど遠慮している場合とそもそも意見が固まっていない場合がありますが、後者の方の原因は意見を固める際の判断材料の不足、つまり情報共有の不徹底にあることが多いようです。情報共有の徹底については後で書くことにします。

前者の対策としては、具体的には、遠慮しがちな新入生に対して「新鮮な意見が聞きたいから」「たたき台だからどんな意見でもいいよ」、しばらく発言していない人に対して「さっきから聞いていてどう思う？」などと話を振ることですね。

口を開いていない時間と比例してハードルが上がりがちなので、まずはそれを崩してあげることです。
また発言してもらうことで初めて、実は情報共有の不徹底だったということに気がつくこともありえます。
同じ理由で全員順番に意見を言ってもらったり、意見を紙に書いてみんな発表したりということも有効です。

次に多数決を出来る限り使わないということについてですが、まず多数決のメリット・デメリットについて考えてみたいと思います。
メリットとしては、何といっても時間がかからないこと！これに尽きるのではないでしょうか（笑）

しかしデメリットもたくさんあります。その中でも学生団体運営においては、先ほど述べたように全員の参画感を生み出すことが大きな目的となることが多いので、一番大きいデメリットはマイノリティになったメンバーの疎外感だと思います。

またどのメンバーの重みも同じになるというのも、場合によっては危険です。
これが企業の従業員であるならばまだしも、学生の場合は専門の勉強・研究・就活・バイト・他のサークル活動などを並行して行っていることが多く、人や時期によって活動に注力できる程度に大きな差があるからです。
したがって、注力度の高い人の心情や組織にとっての重要度を考えると、多数決は得策ではないことは自明でしょう。

このような事情から、重要な決定であるほど多数決を使わない方が良いように思われます。
しっかりと議論した後の奥の手として多数決を使うなど、ミーティングに割くことのできる時間を考慮して、司会や進行役の立場にある人が意識して使い分けができるというのが理想ですね。

三点目の情報共有の徹底というのは、参加したてのメンバーや、しばらく活動を離れていたメンバーが発言しにくくなる事態を避けるため、話し合いに参加できる土台となる知識を皆で共有するということです。

具体的には、しっかりとした議事録を取りメンバー全員に公開することです。
議事録の公開は、例えば3EcafeではGoogleで共有アカウントを取得しGoogle Documentを使用しています。

組織が大きくなり階層化した場合は、幹部クラスのミーティングの議事録を原則的に公開し、出来る限り共有の場を作るべきです。
ミーティングの最初に前回の議事録を読む時間を作るのも効果的で、実際に行っている組織も多いようです。

議事録の担当者は、ミーティングに来ていなかったメンバーが読んでも分かる議事録を目指すという目的意識が大切になります。
なんとなく取る議事録ほど無駄でやる気の削がれる仕事はないと思いますが、経験上は意外と多いのも事実です。

以上は、学生団体にありがちな事象に絞って書いたつもりです。
基本的に無報酬の学生団体だからこそ、報酬のある仕事よりもモチベーション管理の必要性が高いのだと思います。

この他にもより一般的なミーティング・会議に焦点を当てるとまだまだ工夫のしようがあり、多様な手法が提唱されています。
しかしそれらについては世に出ている関連書籍の方がより詳しいと思われますので、ここでは特に触れないことにします。


天沼@書きつつ頭の中で整理・体系化中