3E cafe プロジェクトチーム =2030年、CO2‐50%のエコシティに向けて！=

僕が3Ecafeプロジェクトチームをやっていて、前から思っていたことがある。それはイベント直前に思いがけないことが起こって忙しくなってしまうことが多い...ということ。しかし、大抵トラブルが起こったときは目の前の業務に追われているから、きちんとした改善策を提案することもなく、風化してしまう。

毎回がほとんど同じ業務なのに、毎回同じような確認をして、直前にあれを忘れていただの、あれを知っている人物が居ないだの、そんなことで焦っている。でもそれは確認をし忘れた人のせいとか、あることを知っている人物が居ないせいとかで済ませてはダメで、何度も起こるということは運営のしくみ自体に原因があるはずだ。そのことを放置しているというのは、一応は副代表という立場上、申し訳なく思っていた。

そんな中、試行錯誤の結果として一つ必須だと思うに至ったのは「定期ミーティング重視」である。全体で意思決定を行い進捗状況を共有することはミスを減らす上で重要だし、個々人のモチベーション維持にも繋がるからだ。活動的な学生の集まる団体においては、ミーティングの定期性は必須だと思う。そうしないと全員参加を実現するのが至難の業になってしまうし、毎回わざわざ次回設定をしなくてよいからだ。

そしてもう一つ、必要だと思っていて取り組めていなかったのが「業務手順の可視化・共有」である。これは内部資料で業務間の順序や関連が一目で分かる資料がなく、きちんとしたものを残すことが出来れば、冒頭で述べた直前期の焦りというものが幾分か和らぐだろうし、毎回同じことを確認する必要もなくなるだろうし、改善策を議論するときも論点がズレるのを抑えられるだろうと思っていた。

したがって、僕が重要視する定期ミーティングにおいても、もっと効率的で生産的な話になるはずだし、同じ労働力でイベントの回数も増やせるはずだ。またその先にあるはずの活動規模を拡大には、個人の勘や経験に頼る部分を減らしていかなければならないが、その第一歩にもなるはずだ。

そんなことを考えていたら、僕もあと半年で社会人、そろそろ引き継ぎをしなければならない時期になってしまった。ちょうどこの間の３連休に学園祭が終わって、フェードアウト宣言をしてきたところだ。なぜならば、目の前の業務に追われがちな現場から一歩離れて、やり残していたことに取り組みたいと思ったからだ。それは研究を優先しなければならない状態の僕でもできる、後輩へのささやかな恩返しでもある。

あと半年の期間、3Ecafeプロジェクトチームにおいては、この「業務手順の可視化・共有」だけはきっちりと終わらせて、僕が抜けた後もより素晴らしい団体になっていく土台となるような引き継ぎをしたいと強く思う。

未来のエコシティつくばの実現に向けて―。



天沼@まず「３Ｅカフェ開催まで」を作成中